Dématérialisation des opérations du siège de l’Union postale universelle grâce au Centre de technologies postales

27.04.2020 - Le personnel du Bureau international a réussi une transition rapide et mène désormais la plupart de ses opérations complétement en ligne grâce à la préparation et au support technique assurés par le Centre de technologies postales.

En raison de la propagation rapide du COVID-19 dans le monde en février et à la suite de la déclaration émise par l’Organisation mondiale de la santé au début de mars établissant qu’il s’agissait d’une pandémie, de nombreuses organisations ont pris des mesures pour que les membres de leur personnel travaillent depuis leur domicile dans une optique d’autoconfinement. L’UPU n’a pas fait exception. Le 16 mars, Bishar A. Hussein, Directeur général du Bureau international de l’UPU, a annoncé la fermeture immédiate du siège de l’UPU, à Berne (Suisse), pour protéger le personnel de ce virus mortel. Pour la première fois, le Bureau international a dû mener ses opérations presque entièrement en ligne.

Cette transition peut sembler considérable pour une organisation qui accueillait chaque jour 250 employés sous un même toit. Néanmoins, l’expérience, les moyens techniques et l’adaptabilité des équipes d’experts informatiques du Centre de technologies postales (CTP) ont permis à l’UPU de poursuivre ses opérations sans encombre.

Selon Olivier Bernieu, coordonnateur des opérations et de la qualité du CTP, le bras technologique de l’UPU disposait de tous les moyens nécessaires pour permettre le passage au travail à distance.

«Notre expérience en matière de développement et d’exploitation de logiciels utilisant le nuage nous a aidés à mettre en place un environnement virtuel très vite», a expliqué Olivier Bernieu.

Il a précisé que cet environnement informatique, à savoir la création d’un portail permettant aux utilisateurs de se connecter à leur ordinateur professionnel depuis leur ordinateur personnel à la maison, utilise la même technologie dématérialisée (nuage) que celle permettant le fonctionnement des produits du CTP tels que le système postal international (IPS) ou le système de déclaration en douane (CDS). Il a comparé le processus employé à l’enregistrement d’un nouvel utilisateur dans l’un de ces outils. L’environnement en nuage pour IPS et le CDS a été certifié conforme à la norme ISO 27001 en novembre 2019.

Rapidité d’action

Dans des circonstances idéales, M. Bernieu explique qu’il aurait prévu trois semaines pour permettre à son équipe de préparer cet environnement. Néanmoins, ses collègues et lui ont uni leurs efforts en travaillant pendant de longues heures pour réussir le lancement de la solution en moins d’une semaine, y compris en assurant la formation de leurs collègues du Bureau international et en leur fournissant un appui pour la mise en place de cet outil.

«Nous n’avons pas pu disposer du temps que nous aurions voulu pour former les utilisateurs et certains étaient très nerveux à l’idée de travailler à distance, mais cette expérience nous a montré à quel point les membres du personnel du Bureau international sont capables et disposés à s’adapter au changement», a ajouté M. Bernieu.

Selon Lati Matata, Directeur du CTP, la décision prise en 2017 par la Direction générale de réunir les compétences informatiques sous le CTP a permis un gain d’efficacité et la fourniture de services informatiques de qualité optimale pour les événements de l’UPU, tels que les réunions des organes de l’UPU et le Congrès postal universel, et maintenant pour répondre aux besoins en matière de télétravail.

«Je suis particulièrement fier de l’expertise, de l’énergie novatrice et de l’engagement dont font preuve les équipes d’experts informatiques du CTP», a déclaré M. Matata. «Je peux garantir à nos clients parmi les Pays-membres de l’UPU que nous poursuivrons nos efforts pour fournir rapidement des solutions adaptées pour répondre aux évolutions rapides de l’environnement postal auxquelles ils doivent faire face», a-t-il ajouté.

Suivi de la situation

Les technologies et l’expérience solides du CTP ont également permis à l’équipe informatique de mettre en place un tableau de suivi pour aider la Direction des opérations postales du Bureau international à communiquer sur d’importantes informations relatives aux répercussions du virus sur le secteur postal.

En utilisant le système de contrôle de la qualité (QCS) et les outils de traitement des données de masse, ce tableau de bord informe de l’état du trafic postal en temps réel, rassemble les messages du système d’information d’urgence (EmIS) reçus de la part des Pays-membres concernant les perturbations relatives au courrier liées au COVID-19 et répertorie les nouveaux itinéraires pour le transport du courrier en réponse aux annulations massives des vols de passagers. Ce tableau de bord est devenu un outil de communication essentiel pour l’organisation.

Grâce au QCS, le CTP est également en mesure de suivre les échanges postaux pour détecter les principales perturbations.

«Si un pays cesse de transmettre des données, nous recevons une alerte et réalisons un suivi direct avec celui-ci pour en déterminer la cause», a expliqué Olivier Bernieu.

«Cette fonction fait depuis toujours partie de l’outil, mais nous l’avons maintenant améliorée et intégrée au tableau de bord afin de répondre aux besoins de l’UPU en matière de suivi et de communication pratiquement en temps réel des problèmes entraînés par le virus», a ajouté M. Bernieu.

Bureau international
 

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Comments (1)

  1. Dirk at 19.01.2016
    Test comment.

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